In een organisatie waarin alles draait om de wetenschap, moeten de randzaken goed geregeld zijn zodat medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun werk. De Rijksuniversiteit Groningen werkt daarom op facilitair gebied samen met Mondial Movers. Deze verhuisorganisatie regelt alle verhuizingen: van interne en externe projecten tot aan internationale verhuizingen van wetenschappers uit het buitenland. Ina Stoffers – Dussel en Gert Weerd vertellen over de samenwerking met Mondial Movers. “Het hoofddoel is de wetenschap, wij willen alles daaromheen zo goed mogelijk faciliteren.”
Ina Stoffers – Dussel werkt sinds 1991 voor de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en heeft in die periode verschillende functies bekleed. Sinds een aantal jaar is ze werkzaam bij de afdeling HR-services van de universiteit.
Vanuit deze afdeling worden alle wetenschappers begeleid die vanuit het buitenland komen om aan de slag te gaan als hoogleraar of promovendus. De Rijksuniversiteit Groningen staat internationaal hoog aangeschreven en weet dan ook mensen uit de hele wereld naar zich toe te trekken. De internationale verhuizingen gaan, ondanks deze rare tijden, gewoon door. Zo staan er bijvoorbeeld in de zomer verhuizingen gepland vanuit de UK en Amerika.
Internationale verhuizing
Zodra mensen aangenomen worden op de universiteit, komt er veel op ze af. De verhuizing, een woning zoeken, een school vinden voor de kinderen: en dat allemaal in een land waar ze nog niet bekend zijn. Om niet teveel afgeleid te worden door het regelen van allerlei randzaken, biedt de RUG ondersteuning op het gebied van verhuizen door middel van een verhuiskostenvergoeding (onder diverse voorwaarden). De universiteit werkt hiervoor samen met Mondial Movers, een verhuisorganisatie gespecialiseerd in internationale verhuizingen. Mondial Movers heeft over de hele wereld contacten met agenten en kan dan ook een verhuizing vanuit ieder land regelen. Of het nu een overzeese verhuizing vanuit Australië is, of een verhuizing vanuit de UK. Mondial Movers coördineert niet alleen de verhuizing van de inboedel, maar regelt ook alle formaliteiten bij de douane.
Begeleiding
Om ervoor te zorgen dat wetenschappers zich na de verhuizing snel thuis voelen in hun nieuwe omgeving, wordt er (zodra het weer kan volgens de RIVM-richtlijnen) een welkomstceremonie georganiseerd. Tot die tijd zal het inwerken van nieuwe collega’s online gebeuren.
Daarnaast biedt de RUG een partnerprogramma aan. Dual-Career Support helpt partners van nieuwe medewerkers (behorend tot het wetenschappelijk personeel) met het opbouwen van een netwerk, het zoeken van een studie, werkervaringsplaats, vrijwilligerswerk of een baan. Dual-Career Support biedt begeleiding (geen baan of baangarantie): succes op de arbeidsmarkt is immers afhankelijk van de individuele kenmerken en kansen.
“Ons streven is om kwalitatief goede medewerkers aan te trekken. Wij willen het dan ook aantrekkelijk maken om naar Groningen te verhuizen en willen ervoor zorgen dat ze zich, samen met hun partner en gezin, snel thuis voelen bij ons”, aldus Ina.
Logistiek
Naast de internationale verhuizingen biedt Mondial Movers ook facilitaire ondersteuning op andere vlakken. Zo verzorgt ze interne en externe kantoor- en projectverhuizingen bij de Rijksuniversiteit, die tientallen locaties heeft. Gert Weerd heeft vanuit zijn rol als teamleider Logistiek regelmatig contact met de lokale vestiging Mondial Oostland Verhuizingen in Kolham.
Gert begon zijn loopbaan bij de RUG tien jaar geleden in de functie van logistiek medewerker bij de Faculty of Science and Engineering. Deze faculteit biedt onderdak aan diverse bèta-disciplines, waaronder astronomie, wiskunde, farmacie en neurowetenschappen. De faculteit is gehuisvest in diverse gebouwen en vanuit de logistieke afdeling wordt er (onder meer) voor gezorgd dat de benodigde materialen in laboratoria (zoals glaswerk en chemicaliën) in opslag gaan en weer uitgegeven worden als daar om gevraagd wordt. Een uitdagende baan in een inspirerende werkomgeving waar uiteenlopende onderzoeks- en onderwijsprogramma’s worden gefaciliteerd.
Na een aantal jaar in deze functie te hebben gewerkt, is Gert inmiddels werkzaam als teamleider Logistiek bij het Facilitair Bedrijf van de universiteit. Voorheen had de RUG twee logistieke afdelingen, maar deze zijn het afgelopen jaar samengevoegd. Een mooi moment voor het Facilitair Bedrijf, dat een eigen vervoersdienst heeft, om de transportbewegingen in het kader van duurzaamheid verder te optimaliseren en waar mogelijk efficiënter in te richten in samenwerking met partners.
Interne verhuizingen
Naast deze vervoersstromen is de afdeling verantwoordelijk voor het faciliteren van interne en externe verhuizingen. Ook in deze tijden zijn er aanvragen voor interne verhuizingen, deze komen centraal binnen. “Zodra er een aanvraag binnen komt bekijken we of het iets is dat we zelf op kunnen pakken of dat we uitbesteden aan Mondial Oostland Verhuizingen. Als dat laatste het geval is, neemt Mondial Oostland het over. Zij hebben inzicht in de aanvraag en nemen contact op met de direct betrokkene om de opdracht in overleg in te plannen. Het is ideaal dat zij het zo snel op kunnen pakken”, vertelt Gert. “Het aantal aanvragen dat binnenkomt varieert in aantal en in omvang. Het kan bijvoorbeeld gaan om de verhuizing van een paar archiefkasten, of een laboratoriumtafel, maar ook om grotere interne of externe verhuizingen van werkplekken en materialen.”
Niet-alledaagse verhuizing
Een voorbeeld van een groot project was de verhuizing van de Technische Dienst naar een tijdelijk onderkomen (twee jaar geleden). Het oude pand is gesloopt en maakt plaats voor nieuwbouw. Het complete machinepark en de kantoorinventaris dat over werd gebracht, had een volume van in totaal 400 m3. Een niet-alledaagse verhuizing die onder leiding van de projectleider van Mondial Oostland is gecoördineerd. Voor de medewerkers van de RUG is het belangrijk dat dergelijke projecten vlot worden uitgevoerd zodat ze zo min mogelijk worden gestoord in de dagelijkse werkzaamheden.
“Vanuit de RUG streven we ernaar om alles goed te faciliteren voor de wetenschappers. Wij willen mensen ontzorgen zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun werk. Het hoofddoel is tenslotte de wetenschap. Mensen zijn bezig om een carrière op te bouwen en zijn hier met één doel: excelleren in hun werk en een bijdrage leveren aan de wetenschap.”
